Tasks richtig managen

Eines der wesentlichsten Aufgaben eines Projektleiters ist das managen von Tasks, Aufgaben und Aktionspunkten. Nicht alles findet immer gleich Platz im Projektplan, nicht alle Aufgaben können von Anfang an im Projektplan berücksichtigt werden. Tagtäglich fallen neue Punkte an die geklärt werden müssen, die Projektmitarbeiter zugewiesen werden müssen, oder die ein Projektleiter selbst klären muss.

Effektives Task-Management erfordert dabei die Verwaltung aller Aspekte einer Aufgabe, einschließlich seines Status, Priorität, Zeit, personellen und finanziellen Ressourcen Zuordnungen, Benachrichtigungen und so weiter.

In der Tat ist es so, dass Task-Management eine wesentliche Grundlage des Projektmanagement bildet. Um die verschiedenen Aufgaben mehrerer Einzelperson oder einem Team professionell zu managen kann man spezielle Task-Management-Software nutzen. Erfahrungsgemäß reicht es aber aus, eine effektiv gestaltete Excel-Liste zu nutzen, durchaus auch um größere Projekte zu managen.

Eine Ideale Excel-Liste sollte dabei die folgenden Spalten beinhalten:

Nr.	fortlaufende Nummer
Issues	Kategorie
Typ	Auswahlmenü aus A=Action, I=Information, D=Decision
Action	Beschreibung der Aufgabe
Related to Action	Verweis auf eine andere Aktion
Progress	Hier wird im üblicherweise wöchentlichen Zyklus der Progress der Aufgabe eingetragen.
Source	Wer wird benötigt um die Aufgabe durchzuführen
Owner	Hier wird der Owner der Task aufgeführt.
Start date	Eintrag des Start Datums ab wann die Aufgabe startet.
Due date	Eintrag bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
Prio	Festlegung der Priorität einer Aufgabe. Dies kann beispielsweise von 1-3 oder von A-C sein.
Status	Bei der Festlegung des Status haben sich zwei unterschiedliche Vorschläge als brauchbar erwiesen.
	1. registered, prioritized, working on, critical, ready for review, closed, pending
	2. Read, Assigned, Terminated, Expired, Forwarded, Finished, Failed
Date closed	Datum an dem die Aufgabe geschlossen wurde.
progress in %	Erfüllungsgrad der Aufgabe in %

Zur Verbesserung der Lesbarkeit hat es sich als vorteilhaft ergeben, bei Eingabe des "Date closed" die entsprechende Zeile farbliche zu markieren. 

Beispiel einer Excel-Task-Liste

In der Praxis hat sich herauskristallisiert, dass man mindestens einmal pro Woche einen Abgleich der Task-Liste machen sollte. In kritischen Projektphasen oder im Agilen Projektmanagement kann man auch einen täglichen Abgleich empfehlen.



In diesem Sinne viel Erfolg bei den weiteren Projekten